Software für das Customer Relationship Management, kurz CRM, gibt es wie Sand am Meer. Meist ist sie komplex, und die brauchbaren Vertreter des Segments sind in der Regel nicht ganz billig. Deshalb sucht man bisweilen für weniger anspruchsvolle und zeitlich beschränkte Aufgaben nach einfacheren und preiswerteren Lösungen. Vor dieser Aufgabe stand ich vor einiger Zeit im Rahmen eines Vertriebsprojekts, bei dem Neukunden von einem Dienstleistungsangebot überzeugt werden sollten. Der Auftraggeber verfügte zwar über ein webbasiertes CRM-System, das jedoch aufgrund seiner Struktur nicht für die konkrete Aufgabe geeignet war. Nach kurzer Recherche und etwas Experimentieren habe schlicht meine ohnehin auf Mac-OS- und iOS-Geräten favorisierte Aufgabenverwaltung Things als kleines CRM-System missbraucht. Dies funktioniert mit den folgenden, einfachen Schritten:
- Mit dem Button + Neue Liste unten links legt man einen neuen Bereich an und benennt diesen nach Wunsch.
- Innerhalb des neuen Bereichs – ebenfalls mithilfe des Buttons + Neue Liste – legt man eine beliebige Zahl von Projekten an und benennt diese den einzelnen Phasen des Vertriebsprozesses entsprechend.
- Innerhalb der ersten Phase des Vertriebsprozesses werden die potentiellen Kunden als einzelne Aufgaben angelegt.
- Als Bezeichnung dieser Aufgaben, die im Folgenden in allen Listen auftauchen, trägt man jeweils einen möglichst leicht identifizierbaren und eindeutigen Begriff, beispielsweise Firma, Ort ein.
- Alle weiteren Informationen zum potenziellen Kunden werden ins Notizenfeld eingetragen. Hierzu zählen die Firmenbezeichnung, Ansprechpartner, Kontaktdaten und Links jeder Art.
- Die fortlaufende Dokumentation aller Kundenkontakte erfolgt ebenfalls im Notizfeld.
- Mit jedem Schritt im Verkaufsprozess wird die Kundenkarte in Form einer Aufgabe in das entsprechende Projekt, also die nächste Phase des Vertriebsprozesses bewegt.
Eine einzelne Kundenkarte im Things-CRM: Alle blauen Links führen direkt zu den entsprechenden Apps und Aktionen. Links die Gliederung nach Vertriebsschritten in Form von Things-Projekten.
Ein Blick in jede Vertriebsphase offenbart also sofort, was hier gerade an Arbeit ansteht. Natürlich lässt sich der jeweils nächste erforderliche Schritt in Things auch wie gewohnt terminieren und nach Wunsch mit einem Alarm versehen. Da Things in in den Notizen alle Links, aber auch Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen erkennt, können all diese Informationen einfach geklickt bzw. auf iOS-Geräten angetippt werden. Straße, Hausnummer und Ort werden so automatisch in Apple Maps geöffnet und ermöglichen die Navigation zu diesem Ort mit einem weiteren Tipp. Natürlich ist auch das Speichern einer Verlinkung zu Google Maps möglich, wenn man dieses System vorzieht. Telefonnummern werden in der Telefon-App geöffnet und erlauben den sofortigen Rufaufbau, E-Mail-Adressen im Mailprogramm, und selbstverständlich lassen sich Links zu versandten oder empfangenen Mails ebenfalls einfügen. So ist mit diesem improvisierten CRM-System ein überraschend flinkes Handling nicht nur auf dem Mac, sondern insbesondere auch auf dem iPhone und iPad möglich.
Natürlich muss man bei einem System wie Things, das nun einmal nicht als CRM entwickelt wurde, gewisse Einschränkungen berücksichtigen:
- Bei umfangreicheren Projekten gerät dieses improvisierte Modell bald an seine Grenzen.
- Es ist insbesondere für Einzelanwender geeignet.
- Zwar verfügt Things über eine geniale Exportfunktion im Textformat, jedoch muss dies für jeden Kundendatensatz, sprich: jede Aufgabe in Things separat erfolgen. Dabei wird jeder Kundendatensatz als kompakter Textblock exportiert. Soll also ein Projekt später in einem tatsächlichen, leistungsfähigen CRM-System weitergeführt werden, so ist beim Transfer viel Handarbeit erforderlich.
- Die Things Cloud genannte Synchronisation zwischen mehreren Geräten erfolgt laut Auskunft des Things-Supports über Amazon Web Services. Damit dürfte sie für gewerbliche Anwender vermutlich ebenso wenig DSGVO-konform sein wie die Speicherung von Adressen in iCloud.
Viel Spaß beim Nachbauen!