Wer projektbezogen oder für verschiedene Auftraggeber gleichzeitig arbeitet, kennt diese Herausforderung: Arbeitszeiten für unterschiedliche Projekte oder Jobs wollen detailliert dokumentiert sein, um Kosten und Deckungsbeiträge der einzelnen Aufträge betriebswirtschaftlich bewerten und gegebenenfalls dem Kunden aufgeschlüsselt in Rechnung stellen zu können. Für diese Aufgabe bietet der Markt zahlreiche leistungsfähige Lösungen an, die jedoch meist für Freelancer und gewerbliche Einzelkämpfer überdimensioniert und zu teuer sind.
Hier setzen Online-Lösungen wie mite an, die Kleinstunternehmen ein Rundumpaket anbieten, mit dem auch technisch weniger Versierte sofort loslegen können. Dafür zahlt der User freilich im Fall von mite fünf Euro im Monat, die sich zu jährlich immerhin 60 Euro summieren. Und damit nicht genug: Möchte man als Apple-User das Tool nicht nur über das Web-Interface bedienen sondern halbwegs schlüssig in sein System integrieren, dann werden nochmals 15 US-Dollar für das Menüleisten-Plugin DynaMite für den Mac und 3,99 Euro für die App mite.go auf dem iPhone fällig. Kein ganz billiges Vergnügen also. Preiswertere Onlinelösungen liefern beispielsweise die amerikanischen Dienstleister Toggl oder paymo. Beide stellen kostenlose Basisaccounts zur Verfügung, deren Leistungsumfang für viele berufliche Einzelkämpfer ausreichend sein dürfte, und beide halten im iTunes App Store kostenlose Eingabemodule für das iPhone zum Download bereit.
Alternativ bietet Stefan Fürst, der Schweizer Entwickler von DynaMite, auch eine Stand-Alone-Lösung an, die ohne mite auskommt. TimeLog ist ein komplexes Mac-Werkzeug, das die Arbeitszeit-Dokumentation lokal auf dem eigenen Rechner zulässt. Die Funktionen sind vollständig, die Einarbeitung in das Programm dadurch bedingt etwas aufwändiger. Mit der ergänzenden iPhone-App gleichen Namens versteht sich TimeLog jedoch leider nur eingeschränkt: Die App kann lediglich Daten exportieren, die auf dem Mac wieder importiert werden. Eine vollwertige Synchronisierung zwischen beiden Tools findet also nicht statt. Das Mac-Programm kostet 25 US-Dollar, der Zulieferer fürs iPhone 3,99 Euro. Entscheidet man sich auch für die Rechnungsstellungs-Komponente GrandTotal des gleichen Anbieters, dann werden weitere 79 US-Dollar fällig.
Bei lokalen Installationen stellt sich freilich auch die Frage nach der Datensicherheit. Regelmäßige Backups sollten gewährleistet sein, um schmerzliche und teure Verluste der eigenen Arbeitszeitdokumentation zu vermeiden. Da bietet es sich an, die Arbeitszeiten doch einfach im Apple-eigenen iCal-Kalender zu verwalten, was auch TimeLog unterstützt. Der Apple-Kalender wird bei den meisten Usern ja ohnehin ständig synchronisiert und gesichert, ob nur per Kabel zwischen Mac und iPhone oder gleich noch per MobileMe oder über vergleichbare Online-Plattformen.
Mit TimeTable steht ein ebenso einfaches wie geniales Mac-Programm zur Verfügung, das Arbeitszeitdaten aus iCal-Kalendern lesen und auswerten kann. Definiert der Nutzer in der deutschsprachigen Oberfläche die auszuwählenden Kalendermodule und den gewünschten Zeitraum, dann liefert TimeTable augenblicklich eine Liste der entsprechenden Einträge und berechnet die Zeiten. Diese Liste kann im Programm frei konfiguriert und manuell weiter bearbeitet werden. Der Export ist als Notiz, als CSV-Datei zum Import in Datenbanken und Tabellenkalkulationen oder als einfache Textdatei möglich. So kann die komplette Aufstellung problemlos als Grundlage für die Rechnungstellung in jeglichem anderen Programm verwendet werden. TimeTable kostet im Mac App Store 15,99 Euro, ist jedoch auf der Seite des Anbieters auch als kostenlose Testversion erhältlich, die zwei Wochen lang voll funktionsfähig ist.
Bleibt die Frage, wie die einzelnen Arbeitseinheiten möglichst einfach in den Kalender eingetragen werden können. Hier bieten sich verschiedene Lösungen an. Zum einen erstellt das bereits erwähnte TimeLog Einträge in vorgewählten iCal-Kalendern. Allein für diese Verwendung ist das Schweizer Qualitätsprodukt jedoch eine verhältnismäßig teure Lösung. Preiswerter bietet sich da Minco an. Die Applikation von der Sonneninsel Mauritius nistet sich in der Menüleiste des Mac ein und kann von dort per Mausklick oder Tastaturkürzel aufgerufen werden. Minco bietet viele Möglichkeiten, kann in der Praxis jedoch aufgrund seiner Komplexität, die auch mit einigen Tücken verbunden ist, jedoch noch nicht vollständig überzeugen. Eine 15-Tage-Testversion bieten die Entwickler kostenlos an, die Vollversion ist für 7,99 Euro ebenfalls im App Store erhältlich.
Sogar Kostenlos verrichtet das Open-Source-Werkzeug timeEdition seine Arbeit. Als Cross-Platform-Software klinkt es sich allerdings nicht so hübsch ins Betriebssystem ein wie sein schicker Bruder Minco. Außerdem werden die iCal-Daten nicht direkt eingetragen, sondern müssen manuell exportiert werden. Das gelieferte Datenformat ist jedoch makellos und lässt sich per Doppelklick in den gewünschten iCal-Kalender übertragen. Noch geringer als beim Mac ist die Auswahl der Timetracker, die vom iPhone aus ihre Daten an iCal liefern. Lediglich die zuvor bereits erwähnte, 3,99 Euro teure iPhone-Variante von TimeLog liefert von Haus aus auch iCal-Daten. Diese werden allerdings nicht direkt auf dem iPhone in den Kalender eingetragen. Vielmehr muss man sich diese zunächst einmal selbst per E-Mail zuschicken, um sie dann manuell in den Kalender seiner Wahl zu klicken – ein umständliches Unterfangen.
Alle genannten Timetracker lassen sich also relativ einfach bei Arbeitsbeginn starten und bei Aufgabenende stoppen, die Übertragung in iCal ist jedoch fast durchgängig mit Haken und Ösen versehen. Somit bleibt also die Möglichkeit, die zu erfassenden Zeiten manuell in den Kalender einzutragen. Weder die Mac- noch die iPhone-Version von iCal bieten hier allerdings in der im Umfang des Betriebssystems gelieferten Version einen ausreichenden Komfort. Es ist geradezu erstaunlich, wie wenig Sorgfalt das für seine Benutzeroberflächen gerühmte Unternehmen Apple dem Eingabebereich seines Kalendersystems gewidmet hat. Abhilfe können hier Hilfsmittel wie die iCal-Erweiterung FlexCal schaffen. Einmal installiert, öffnet das kostenlose Tool von überall im Betriebssystem aus ein Eingabefenster, das die Erfassung von iCal-Terminen schneller erlaubt, als mit den von Apple bereitgestellten Bordmitteln.
Richtig überzeugen konnte im Test jedoch erst QuickCal. Auch dieses Hilfsmittel lässt sich mit einer frei bestimmbaren Tastenkombination aufrufen. In das erscheinende, simple Texteingabefeld werden die gewünschten Daten einfach als Text eingegeben. QuickCal versteht Sprache und verwandelt Text in einen neuen iCal-Eintrag. Abendessen mit Dieter 20 Uhr @Posthotel wir so genauso zu einem exakten iCal-Eintrag wie Webseitenprojekt: Seitenlayout Dienstag 945-1135 @Büro. Der geübte Schreiber ist so in jedem Fall schneller als mit jedem anderen der scheinbar arbeitserleichternden Zeiterfassungs-Tools. QuickCal kostet im Mac App Store gerade einmal 1,59 Euro und ist auf seiner Homepage als Testversion kostenlos downloadbar. Eine iPhone-Version ist für 79 Cent erhältlich. Diese versteht aber leider bislang noch kein Deutsch, so dass beispielsweise der Begriff morgen, der für die Mac-Version kein Problem darstellt, durch tomorrow ersetzt werden muss.
Nach ausführlichem Experimentieren zeigt sich die Kombination aus der Betriebssystem-Komponente iCal, dem Erfassungswerkzeug QuickCal auf Mac und iPhone und TimeTable zur Auswertung und Rechnungsvorbereitung als Dreamteam einer schlanken, schnörkellosen und pragmatischen Arbeitszeiterfassung für Freelancer und Kleinunternehmer. Und das Ganze bei einer höchst überschaubaren Investition von gerade einmal 18,37 Euro. Viel Spaß beim Nachbauen!
Hans
Ein schöner Workflow. Und die Idee, iCal als Datenbank zu nutzen, finde ich wirklich fantastisch.
Aber, Jens Arne, hast du dir schon die Reports angesehen, die mite erzeugt? Wahnsinn.
Wenn ich ein Budget für einen Job angelegt habe (Zeit oder Kosten), kann ich anhand der wachsenden Balken sehen, wenn es eng wird. Das ist mir locker 5 EUR im Monat wert.
Ich kann sogar Trends erkennen und Veränderungen zum Vormonat. Das einzige, was mir fehlt ist der Eintrag von Startzeiten. Aber das mach’ ich eben selbst als Text.
Und wirklich klasse wird es, wenn du noch einen Mitarbeiter mit rein nimmst.
Vorher habe ich übrigens sehr lange timelog verwendet, das in den ersten Versionen sehr schön war (und ebenfalls iCal als Datenbank verwendete). Stefan Fürst nannte es damals iTunes für die Zeiterfassung. Leider hat er viel zu viele Funktionen hineingepackt, so dass es wirklich aufgebläht wirkt.
Was ich besonders interessant finde, ist, dass Stefan Fürst die wirklich wunderbare mite-Erweiterung DynaMite erstellt hat.
Felix Lange
Super Artikel mit tollen Vorschlägen, Danke!
Ich nutze schon seit Beginn an mite und bin absolut begeistert. Klar sind 60€ im Jahr nicht unbedingt wenig, aber obwohl ich das Tool nur nebenberuflich brauche sind sie es mir Wert. Tolle Reports, leichter Kundenzugang, alles was man braucht. Und um Backups muss man sich auch nicht kümmern.
QuickCal habe ich mir gleich gekauft, das ist ein super Tool (auch ohne Zeiterfassung)!
ergan
Hi,
eine wirklich gute IDEE. Hier noch eine Variante
TimeLog und MenuCalenderClock iCalVersion hier die webadresse
http://www.objectpark.net/
auf dem Mac
Und 2DO für das iPhone hier die Adresse http://2doapp.com/en/2Do/features.html
ist die perfekte Kombination. Damit ist ein Perfekter automatische Abgleich zwischen TimeLog, iCal, der iCal Eintragshilfe MenuCalendarClock und dem iPhone möglich
Jergan