Aufgabenverwaltung: iPhone und Netz

Die Verwaltung von Aufgaben ist nicht gerade etwas, auf das man beim Hersteller der von mir präferierten Computersysteme (Tipp: es findet sich ein angebissener Apfel drauf) allzu viele Gedanken verschwendet hat. Zwar beinhaltet das auf jedem Mac vorhandene Kalendarium iCal eine rudimentäre Aufgabenverwaltung, jedoch entspricht diese bei Weitem nicht dem Standard an Nutzbarkeit und Bedienungsfreundlichkeit, den Apple-User für gewöhnlich an ihrer Hard- und Software schätzen.

Auf dem iPhone hat Apple das Thema Aufgabenverwaltung dann auch gleich konsequenterweise ganz ignoriert. Die mit dem iPhone-Betriebssystem gelieferte iCal-Version unterstützt das Management von Aufgaben überhaupt nicht. So ist man also gezwungen, sich eine passende Alternative zu suchen. Meine Kriterien dafür lauteten:

• Ausreichende Funktionalität, aber keine Überfrachtung mit nicht benötigten Features
• Bedienbarkeit auf dem iPhone online und offline, vom Mac (immer online) und idealerweise von jedem anderen Rechner mit Netzzugang über ein Web-Interface
• Zuverlässige, unauffällige, automatische und schnelle Synchronisierung zwischen den zuvor genannten Nutzungsstellen
• Kostengünstig und möglichst ohne ständig wiederkehrende Update- oder regelmäßige Nutzungsgebühren

Für das iPhone war die Lösung nach Sichtung einiger der zahllosen GTD-Apps im AppStore bald gefunden: Todo von Appigo tut genau das, was ich will, baut von der Bedienlogik konsequent auf iPhone-Standards auf und bietet obendrein noch ein paar hübsche grafische Schmankerl, die im täglichen Gebrauch Freude machen. Mit 7,99 Euro ist das Tool für eine iPhone-Applikation nicht ganz billig, jedoch für eines der meistgenutzten Programme auf dem Smartphone jeden Cent wert.

Bleibt also die Frage nach der gleichen Funktionalität auf dem heimischen Mac. Der Todo-Anbieter Appigo bietet hier mit AppigoSync ein kostenloses Tool an, das den Datenbestand zwischen iPhone und iCal unter MacOS abgleicht. Die Bedienbarkeit ist jedoch alles andere als selig machend, von der zuvor schon beschriebenen schwachen Funktionalität von iCal einmal ganz abgesehen.

Als einfachste Lösung der Synchronisation und des Zugriffs von Computersystemen aller Art bieten sich daher zwei Online-Aufgabenverwaltungen an, die von Todo durch entsprechende Schnittstellen auch gleich unterstützt werden: Der Anbieter mit dem etwas sperrigen Namen Remember The Milk, wie auch der Online-Dienstleister Toodledo. Beide bieten einen kostenlose Basisaccount wie auch kostenpflichtige Premiumaccounts an.

Remember the Milk besticht durch eine interessante Bedienlogik, bei der auch fast alle Funktionen durch Tastenkürzel schnell erreichbar sind. Die Nutzung per Maus allein ist dagegen manchmal etwas fummelig, weil die benötigten Eingabefelder zumeist etwas klein sind und auch nicht unbedingt an der Stelle liegen, an der man sie logisch erwarten würde. Daten und Urzeiten müssen immer per Tastatur eingegeben werden, einen Popup-Kalender sucht man vergebens. Dafür erkennt Remember The Milk charmanterweise Eingaben wie heute und morgen und ordnet ihnen automatisch das richtige Datum zu.

Verschiedenen Aufgabenlisten wie auch konsolidierte Smart Lists lassen sich leicht erstellen, Prokrastination in Form des Aufschiebens einer Aufgabe um einen Tag ist mit einem Mausklick oder einfach mit Taste p erledigt. Gibt man Schätzungen für die benötigte Dauer der einzelnen Aufgaben ein, so errechnet Remember The Milk auch die erforderliche Gesamtdauer für den ganzen Arbeitstag. Das optische Outfit der Webseite ist gefällig und klar, jedoch zeigte sich für mich im Laufe eines Jahres der intensiven Nutzung, dass ich nur einen geringen Teil der zur Verfügung stehenden Funktionen wirklich brauche.

Das die unbenötigten Möglichkeiten nicht ausblendbar sind, kompliziert dies leider die Bedienung im alltäglichen Gebrauch etwas. Als größter Nachteil von Remember The Milk erweist sich jedoch, dass die Synchronisation mit dem iPhone nur dann möglich ist, wenn man sich für einen kostenpflichtigen Pro-Account entschieden hat, der mit 25 US-Dollar jährlich zu Buche schlägt. Dies macht zwar, so der Anbieter, dessen Maskottchen Bob glücklich und beschert dem Zahler ein „flaumiges, warmes Gefühl“, das Bankkonto leeren regelmäßige Ausgaben dieser Art mit der Zeit aber dennoch.

Nach einem Jahr habe ich mich also entschieden, den Premium-Account zunächst nicht zu erneuern, sondern zunächst einmal den Mitbewerber Toodledo zu testen. Schon beim ersten Anklicken nach der Registrierung bietet sich ein vollkommen anderes Bild als bei Remember The Milk. Die verwalteten Aufgaben stellen sich in simpler Listenform dar, bei der man zwischen Grid mit Darstellung aller Informationen nach Art einer Tabellenkalkulation oder der Layoutoption Multi-Line wählen kann. Bei letzterer sind zunächst nur die Kerninformationen jeder Aufgabe zu lesen, die jedoch, per Klick auf den bekannten Dreieckspfeil, auf das gesamte Spektrum erweitert werden können.

Insgesamt stellt sich die Oberfläche von Toodledo weit schlichter dar als die des Mitbewerbers. Als verwöhnter Mac-Anwender würde man sich hier über die auswählbaren Farbschemen hinaus etwas größere optische Qualitäten der Seite wünschen. Was die Funktionalität betrifft, ist jedoch alles vorhanden: Filter- und Sortierfunktionen sind - tabellentypisch - simpel und intuitiv zu bedienen, die Liste der Tastaturkürzel ist kurz, umfasst aber die nötigen Funktionen. Klickt man auf die einzelnen Felder einer einzelnen Aufgabe, dann poppt jeweils das auf, was man tun, ändern oder eintragen kann. Auch der bei Remember The Milk vermisste Popup-Kalender ist hier immer zur Stelle, verbunden mit Quicklinks wie heute, morgen, und in einer Woche.

In verschiedenen Tabs lassen sich die Aufgaben in Toodledo individuell gliedern und sortieren. Interessant ist dabei das System der Importance Level, nach denen die Aufgaben gegliedert werden können. Dieser Prioritätenschlüssel des Systems ist schlüssig und macht das systematische Abarbeiten der Aufgaben auch an unmotivierteren Tagen einfach. Toodledo bietet Schnittstellen auch beispielsweise zu Google Calendar und wartet mit dem To-Do List Booklet Printer einem besonderen Leckerbissen für Menschen auf, die auch mal eine Zeitlang offline sein wollen. Überzeugend ist vor allem der knappe Hilfe- und FAQ-Bereich, da die Funktionen von Toodledo wirklich fast durchgängig selbsterklärend sind.

Der Anbieter offeriert gleich zwei verschiedene Versionen von Premium-Accounts zum Preis von 14,95 oder 29,95 US-Dollar jährlich. Die Funktionalität der kostenlosen Standardversion dürfte jedoch für die meisten Einzelanwender ausreichend sein. Einzelanwender deshalb, weil der Gratisaccount Arbeitsgruppen nicht unterstützt. Was er jedoch im Gegensatz zur Konkurrenz zulässt, ist die Synchronisation mit der Aufgabenliste auf dem iPhone, für das übrigens Remember The Milk wie auch Toodledo auch jeweils eine eigene Applikation anbieten. In beiden Fällen reicht diese jedoch an das angenehme Handling von Todo heran.

Fazit nach ausgiebigen Test: Toodledo ist für mich zur Zeit das Werkzeug der Wahl. Simpel, pragmatisch und funktionell. Würde die Weboberfläche etwas hübscher aussehen, dann könnte es noch zusätzliche Sympathiepunkte erreichen. Auf die Gestaltung der Oberfläche wurde bei Remember The Milk extrem viel Wert gelegt, jedoch leidet die Usability im Alltag bisweilen etwas unter der Komplexität der Möglichkeiten. Den Preis von 25 Dollar jährlich mag es absolut wert sein, jedoch lässt sich dieser bei Nutzung von Toodledo ebenso einsparen.